Handling and Maintenance of Cash Book

ക്യാഷ് ബുക്ക് എന്നത് ഗവണ്മെന്‍റ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനശിലയാണ്.കേരള ട്രഷറി കോഡിലെ (ഒന്നാം വാല്യം) 88 മുതല്‍ 92 വരെയുള്ള ചട്ടങ്ങളിലാണ് ഇത് സംബന്ധിച്ച പ്രധാന വ്യവസ്ഥകള്‍ ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നത്.  

സര്‍ക്കാര്‍ ഇടപാടുകള്‍ക്കായി പണം സ്വീകരിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ തന്‍റെ ഓഫീസില്‍ ഫോം T.R 7A പ്രകാരമുള്ള ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതി സൂക്ഷിക്കണമെന്ന്  കേരള ട്രഷറി കോഡിലെ റൂൾ 92 (എ) (i) അനുശാസിക്കുന്നു. ഇതു സംബന്ധിച്ച വിശദാംശങ്ങള്‍ ചട്ടം 92 ല്‍ ലഭ്യമാണ്.

ക്യാഷ് ബുക്ക് ഉപയോഗിച്ചു തുടങ്ങുന്നതിനു മുമ്പ് അതിലെ പേജുകള്‍ തുടര്‍ച്ചയായ നമ്പരിട്ട് ആകെ പേജുകള്‍ സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രം ഒന്നാം പേജില്‍ എഴുതി ഓഫീസ് തലവന്‍ ഒപ്പ് വയ്ക്കണം. (Note under Rule 92 (a) (i), KTC Vol I)  (കാഷ്ബുക്കിന്‍റെ Receipts, Payments ഭാഗങ്ങള്‍ ചേര്‍ന്നതാണ് ഒരു പേജ് എന്ന കാര്യം പ്രത്യേകം ഓര്‍ക്കുക)

ചെക്ക്, ഡ്രാഫ്റ്റ് എന്നിവ ലഭിക്കുമ്പോള്‍ അവയുടെ വിവരം Register of Valuables ല്‍ ചേര്‍ത്ത് അവ ബാങ്കിലേക്ക് നല്‍കുകയും  പണമായി മാറിക്കിട്ടിയാലുടനെ ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ചേർക്കുകയും ചെയ്യണം.
പണമിടപാടുകള്‍ സംബന്ധിച്ച ഓരോ രേഖപ്പെടുത്തലുകളുടെയും കൃത്യതയും സത്യസന്ധതയും ഉറപ്പു വരുത്തി, ഓരോ ദിവസത്തെയും ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് എഴുതി ക്യാഷ് ബുക്ക് എല്ലാ ദിവസവും ക്ലോസ് ചെയ്ത് DDO സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കണം. (Rule 92 (a) (iii)) പണമിടപാടില്ലാത്ത ദിനങ്ങളില്‍ ‘No transaction’ എന്നെഴുതി ഒപ്പിടുന്ന പ്രവണത ഇന്ന് കീഴ്വഴക്കം ആയിട്ടുണ്ടെങ്കിലും അത് ചട്ടവിരുദ്ധമാണ്)

ഓഫീസ് മേധാവിയല്ല DDO എങ്കില്‍ മാസത്തിലൊരിക്കല്‍ എങ്കിലും ക്യാഷ് ബുക്ക് പരിശോധിക്കേണ്ടതും ആ വിവരം കാഷ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്

ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ഒരിക്കല്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ  വിവരങ്ങള്‍  മായ്‌ക്കാനോ തിരുത്തിയെഴുതാനോ പാടില്ല. ഇത് കര്‍ശനമായി നിരോധിച്ചിട്ടുണ്ട്. രേഖപ്പെടുത്തലുകളില്‍  എന്തെങ്കിലും തെറ്റ് കണ്ടെത്തിയാൽ, തെറ്റായ എൻട്രിയിലൂടെ പേന കൊണ്ട് വരച്ച് വരികൾക്കിടയിൽ ചുവന്ന മഷിയിൽ ശരിയായ വിവരം / സംഖ്യ ചേര്‍ക്കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇപ്രകാരമുള്ള ഓരോ തിരുത്തലും ഓഫീസ് മേലധികാരി  തീയതി സഹിതം  ഇനിഷ്യൽ ചെയ്യണം. (Rule 92 (a) (vi))

ഓരോ ദിവസവും ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതി ക്ലോസിങ്  ബാലൻസ് തുക  കറക്റ്റ് ചെയ്തിരിക്കണം. ഓരോ ദിവസവും ക്യാഷ് ബുക്കിലെ  ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസിന്റെ കണക്കു എഴുതി  ഡി‌ഡി‌ഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തണം 

ക്യാഷ് ബുക്കിലെ എല്ലാ എൻ‌ട്രികളും ഒറിജിനൽ ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഡി‌ഡി‌ഒ പരിശോധിക്കണം. 

രസീത് ബുക്ക് കൗണ്ടർ ‌ഫോയിൽ, ബിൽ രജിസ്റ്റർ, ചെക്ക് രജിസ്റ്റർ, വൗച്ചറുകൾ, പേയ്‌മെന്റ് രസീതുകൾ തുടങ്ങിയവയും ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ആകെത്തുകയും. ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഓരോ എൻ‌ട്രിക്കും നേരെ ഡി‌ഡി‌ഒ അതിന്റെ കൃത്യത പരിശോധിച്ചു ഇനിഷ്യൽ ചെയ്യണം  

ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ബാലൻസ് ദിവസേന ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ അടിയിലോ പ്രത്യേക രജിസ്റ്ററിലോ വിശകലനം ചെയ്യണം, അതിൽ നിന്ന് എത്ര കാലം പണം വിതരണം ചെയ്യപ്പെടാതെ കിടക്കുന്നുവെന്നോ അല്ലെങ്കിൽ പണം സർക്കാർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നില്ലെന്നോ ഡിഡിഒയ്ക്ക് എളുപ്പത്തിൽ മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും. 

ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ഒരിക്കൽ ചെയ്ത എൻ‌ട്രി മായ്‌ക്കുകയോ തിരുത്തിയെഴുതുകയോ ചെയ്യുന്നത് കർശനമായി നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു. എന്തെങ്കിലും തെറ്റ് കണ്ടെത്തിയാൽ, തെറ്റായ എൻട്രിയിലൂടെ പേന വരച്ച് വരികൾക്കിടയിൽ ചുവന്ന മഷിയിൽ ശരിയായത് ചേർത്ത് അത് ശരിയാക്കണം. ഓരോ തിരുത്തലും ഡി‌ഡി‌ഒ തന്റെ തീയതി ചേർത്ത്  ഇനിഷ്യൽ ചെയ്യണം 

ഓഫീസ് ഹെഡ് മാസാവസാനത്തോടെ ക്യാഷ് ബുക്കിലെ ക്യാഷ് ബാലൻസ് പരിശോധിക്കുകയും തീയതിയിൽ ഒപ്പിട്ട പണത്തിന്റെ  ഭൗതിക പരിശോധനയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഒരു സർട്ടിഫിക്കറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തുകയും വേണം 

ക്യാഷ് ബുക്കിൽ  മെഷീൻ പേജ് നമ്പർ ഉപയോഗിക്കണം. ക്യാഷ് ബുക്ക് ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഡി‌ഡി‌ഒ ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ പേജ് നമ്പറിനെക്കുറിച്ച് പരിശോധിക്കുകയും  ഒന്നാം പേജിലെ ക്യാഷ് ബുക്കിൽ പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതിന് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് നൽകുകയും വേണം 

ശൂന്യമായ രസീത് ബുക്കുകൾ  രസീതിൽ ഒപ്പിടാൻ അധികാരമുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ സുരക്ഷിത കസ്റ്റഡിയിൽ സൂക്ഷിക്കും. രസീത് ഓഫീസ് മേധാവി ഒപ്പിടണം അല്ലെങ്കിൽ അദ്ദേഹത്തിന് കീഴിലുള്ള മറ്റേതെങ്കിലും ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് ഒപ്പിടാൻ അധികാരമുണ്ടായിരിക്കാം. 

ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റൽ ക്യാഷ് ഉപയോഗിച്ച് എന്തെങ്കിലും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ് മാറുക ആണെകിൽ  ക്യാഷ് ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം. അഡ്വാൻസുകളും അവയുടെ ക്രമീകരണങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ക്യാഷ് ബുക്കിൽ നിരകളുണ്ട്. അഡ്വാൻസ് കേസുകൾ ഉള്ള ഓഫീസുകളിൽ, അഡ്വാൻസ് രജിസ്റ്റർ സൂക്ഷിക്കണം . 

ഓരോ ഓഫീസിലും ഒരു ക്യാഷ് ബുക്ക് മാത്രമേ ഉണ്ടാകൂ. 

ഗവ. സർക്കാർ പണം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഓഫീസർക്ക്, ഓഫീസ് മേധാവിയുടെ പ്രത്യേക അനുമതിയില്ലാതെ, സർക്കാരിന്റേതല്ലാത്ത  പണം കൈകാര്യം ചെയരുത്. അങ്ങനെ ഉള്ള പണം പ്രത്യേക൦ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും, പ്രത്യേക൦ കണക്കു സൂക്ഷികേണ്ടതുമാണ്. 

ചെക്ക്ഇഷ്യു ചെയ്ത കഴിഞ്ഞാൽ മുന്ന് മാസം വരെ മാത്രമേ വാലിഡിറ്റി ഉണ്ടാകുകയുള്ളൂ 

സർക്കാരിന് ലഭിക്കുന്ന പണം അടുത്ത പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ  ബാങ്കിലോ ട്രഷറിയിലോ നിക്ഷേപിക്കണം. പ്രത്യേക അനുമതിയോടെയല്ലാതെ വകുപ്പുതല രസീതിൽ നിന്ന് ചെലവ് വരുത്താൻ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥനും അധികാരമില്ല. 

എൻ‌കാഷ്‌മെന്റ് തീയതി മുതൽ മൂന്ന് മാസത്തിനുള്ളിൽ വിതരണം ചെയ്യാത്ത തുക സർക്കാരിന് നിക്ഷേപിക്കണം.
Go(P)No.119 / 2008 Fin Dt 07/ 03/ 2008 ഉത്തരവ് പ്രകാരം ക്യാഷ് ബുക്ക് (TR 7 A)മാറ്റം വരുത്തിയിട്ടുണ്ട് .

ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഫസ്റ്റ് പേജിൽ പേജ് നമ്പർ സാക്ഷ്യ പത്രം രേഖപ്പെടുത്തുക 

certified that this register contains ....pages. Serially numbered from 1 to .......

പുതിയ ക്യാഷ് ബുക്ക് എടുക്കുമ്പോൾ നേരത്തെ ഉപയ്യോഗിച്ചിരുന്ന ക്യാഷ് ബുക്കിൽ നിന്നും ബാലൻസ് തുക കൊണ്ടുവരുന്നതായി ഒരു സാക്ഷ്യ പത്രം ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഫസ്റ്റ് പേജിൽ എഴുതണം

Certified that the opening of  Rs................(Rupees .............)with following specification
1...................
2..............
3..................,
has been  brought forward page no.....of cashbook vol........
ഉപയോഗിച്ചു കൊണ്ട് ഇരിക്കുന്ന ക്യാഷ് ബുക്ക് തീരുമ്പോൾ എഴുതേണ്ട സാക്ഷ്യ പത്രം
 
Certified that the closing balance Rs.........Rupees .............)with following specification

1...................
2..............
3..................,
has been carried over to cash book Vol..........
ക്യാഷ് ബുക്ക് പേജിൽ ഏറ്റവും മുകളിൽ ആയി ഓഫീസ് നെയിം എഴുതി മാസം രേഖപെടുത്തുക.
ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതുമ്പോൾ ആദ്യ ഭാഗം Receipts ഉം അടുത്ത ഭാഗം Payments ഉം
 ആണ്
ക്യാഷ് ബുക്കിൽ ഒരു ദിവസത്തിനു ആയി ഒരു പേജ് തന്നെ എടുക്കുക.ട്രാൻസാക്ഷൻ ഇല്ലാത്ത ദിവസങ്ങളിൽ ക്യാഷ് ബുക്ക് എഴുതുന്ന പേജിൽ മുകളിൽ  ആയി ചുവന്ന മഷിയിൽ  (......./ ......./ ......) മുതൽ  (......./ ......./ ......) വരെ ട്രാൻസാക്ഷനുകൾ ഒന്നും ഇല്ല എന്ന് എഴുതി ഡി.ഡി.ഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഉം, ടോട്ടൽ എഴുതുന്നതും,ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് ഉം ചുവന്ന മഷിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം

Receipts

Date :- തീയതി രേഖപ്പെടുത്തുക 

No.of the receipt issued or bill drawn:-ബിൽ നമ്പർ / റെസിപ്റ്റ് നമ്പർ കൊടുക്കുക 

From whom received :-ആരിൽ നിന്നും ലഭിച്ചു എന്നുള്ളത് കൊടുക്കുക 

Cheque /D.D No.or Serial Nos.in the register of valuables:-ചെക്ക് നമ്പർ / ഡി ഡി നമ്പർ കൊടുക്കുക 

Receipt to be credited to Government Account:-സർക്കാർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ട രസീത് തുക  രേഖപ്പെടുത്തുക 

Salaries and Advances:- സാലറി/ അഡ്വാൻസ് എന്നിവ മാറിയ തുകകൾ  രേഖപ്പെടുത്തുക In recoupment of Permanent Advance :-Permanent Advance നിന്നും തുക മാറിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക 

Advance Payment :-ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റൽ ക്യാഷ് ഉപയോഗിച്ച് എന്തെങ്കിലും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ്  തുകകൾ മാറിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക

Miscellaneous:പ്രത്യകിച്ചു കോളങ്ങൾ നൽകാത്ത ബില്ലുകളിൽ മാറുന്ന തുകകൾ (ഉദാഹരണം :-കണ്ടിൻജന്റ് ബിൽ etc ..)രേഖപ്പെടുത്തുക

Total :-അകെ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക

Classification :-ഒരേ ബില്ലുകളുടെയും ഡീറ്റെയിൽസ് ചുരുക്കി എഴുതാം  

Payments   

Date :- തീയതി രേഖപ്പെടുത്തുക

Sub voucher No./Sl.Nos. in the register of valuables:-പേയ്മെന്റ് നടത്തിയ ബില്ലുകളുടെ വൗച്ചർ നമ്പർ എഴുതുക.കണ്ടിൻജന്റ് ബിൽ ആണെങ്കിൽ വൗച്ചർ നമ്പർ മാത്രം എഴുതുക.സാലറി ബിൽ ആണെകിൽ ഇപ്പോൾ അക്വിറ്റൻസ് ഇല്ലാത്തതിനാൽ സ്പാർക്കിൽ നിന്നുംലഭിക്കുന്ന ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഫയൽ ചെയുന്ന രജിസ്റ്റർ ന്റെ പേജ് നമ്പർ നോട്ട് ചെയ്യ്താൽ മതി (Classification ഏതു തരം ബിൽ എന്നുള്ളത് നോട്ട് ചെയുക.) ക്യാഷ് ബുക്ക്, അക്വിറ്റൻസ് റോൾ  കൈകാര്യം ചെയുന്നത് സംബന്ധിച്ച്(G.O.(P) No.138/2016/Fin. Dated, Thiruvananthapuram,23.09.2016)  .   

To whom paid or sent to PAO/Bank for credited:-ബാങ്കിൽ തുക ക്രെഡിറ്റ് ചെയിതിട്ടുണ്ട് എങ്കിൽ അത് രേഖപ്പെടുത്തുക  

Receipt to be credited to Government Account:-സർക്കാർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയിതിട്ടുണ്ട് എങ്കിൽ അത് രേഖപ്പെടുത്തുക

Salaries and Advance :-സാലറി / അഡ്വാൻസ് ആയി മാറി നൽകിയ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക 

Out of Permanent Advances:-ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റൽ ക്യാഷ് ഉപയോഗിച്ച് എന്തെങ്കിലും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ് തുകകൾ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ  ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക

Out of money drawn in anticipation of payments:-അഡ്വാൻസ് തുകകൾ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക

Miscellaneous:-പ്രത്യകിച്ചു കോളങ്ങൾ നൽകാത്ത ബില്ലുകളിൽ മാറുന്ന തുകകൾ (ഉദാഹരണം:-കണ്ടിൻജന്റ് ബിൽ etc ..)നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ  ആരേഖപ്പെടുത്തുക

Total:-അകെ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക

Classification:-ഒരേ ബില്ലുകളുടെയും ഡീറ്റെയിൽസ് ചുരുക്കി എഴുതാം

റെസിപ്റ്റും ഭാഗവും,പേയ്മെന്റ് .ഭാഗവും എഴുതി കഴിഞ്ഞാൽ റെസിപ്റ്റും ഭാഗത്തായി ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് വിശദമായി എന്തിന്റെ ഒക്കെ തുക ആണ് എന്നുള്ളത് വിശദമായി എഴുതി ഡി.ഡി.ഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

പേയ്മെന്റ് ഭാഗത്തായി സർട്ടിഫിക്കറ്റ് പ്രിന്റ് ചെയിതിട്ടുണ്ട്.അതിൽ തീയതിയും,ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് തുകയും എഴുതി ഡിഡിഒ സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
Note
Cash Book and Classified Ledger,Treasury Remittance Books ഒരു കാരണവശാലും നശിപ്പിക്കാൻ പാടില്ല KFC Vol (1 )[ ART.338.[A](v)

പേ ബിൽ ,acquitance rolls എന്നിവ 35 വര്ഷംവരെ സൂക്ഷിക്കണം KFC Vol (1 )[ ART.338.[b](2)

പേ ബിൽ ,acquitance rolls ലാസ്റ്റ് ഗ്രേഡ് ജീവനക്കാരുടെ  45 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](3)

Register of contingent expenditure:5 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](4)

Contingent bills:5 വര്‍ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](5)

Traveling allowance bills and acquitance rolls relating there to:-3 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](7)

Counterfoils of receipt books and used Cheque books:- 6 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](12)

Treasury chalans (treasury receipts for remittances to the treasury:- 6 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](13)

Register of personal and other advances:- 10 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](15)

Sub-vouchers not sent to the audit office:-5 വര്ഷം  വരെ സൂക്ഷിക്കണംKFC Vol (1 )[ ART.338.[b](16)

Although there is a specified period for destruction, it should be destroyed only after receiving the certificate of completion of inspection.

Govt Orders
Cash Book (TR 7 A) has been amended vide order Go(P)No.119 / 2008 Fin Dt 07/ 03/ 2008
Regarding Management of Cash Book and Acknowledgment Roll G.O.(P) No.138/2016/Fin. Dated, Thiruvananthapuram,23.09.2016

Kerala Treasury Code Cash Book and Connected Records -Video