Service Book Handling and Maintenance

What is the  Importance of service book of government employees ?
It is diary of the employee’s service, recording all events and other important information of the employee. When a dispute arises the service book is the one referred to for facts like home town, DOB, leaves sanctioned, Break of service, Salary details, increments and promotions etc.
It is the one which is relied upon for calculation of retirement benefits like pension, gratuity etc. and is kept in safe custody even after retirement.
Even after computers have taken over routine functions and correspondence Service books are still maintained, since entries in it can not be tampered or hacked. Moreover Finger prints of the employee are also recorded in the service book.
What is the service book for a government employee?
Service Book contains all information relating to service in respect of a Government employee. It is opened the day the employee joins the Government service. The first entry is the Notification announcing joining of Government service by the particular person. The Service Book is closed when the employee superannuates, dies in harness or leaves Government service permanently. The last entry is the Notification of his retirement/death, etc. In between, the Service Book contains all information pertaining to the Government service of the employee. It contains the entire service history of the employee. It also contains the date of birth, qualification, leave details and family details of the employee.

സർവീസ് ബുക്ക്കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ.
സേവന പുസ്തകത്തിൽ പതിച്ചിരിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ .

• പി .എസ്. സി യിൽ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന ഐഡന്റിഫിക്കേഷൻ സർട്ടിഫിക്കറ്റ്.
• വെരിഫിക്കേഷൻ സർട്ടിഫിക്കറ്റ്.
• ആശ്രിതനിയമനം,സ്പോർട്സ്ക്വാട്ട,വികലാംഗരുടെനിയമനം,എന്നിവയുടെ നിയമന ഉത്തരവുകൾ.
• ആശ്രിത നിയമനം,സ്പോർട്സ് ക്വാട്ട ,വികലാംഗരുടെ നിയമനം എന്നിവ പ്രകാരം നിയമിക്കപ്പെടുന്ന ജീവനക്കാർ ഐഡന്റിറ്റി തെളിയിക്കുന്ന ഗസറ്റഡ് ഉദ്യാഗസ്ഥർ സാഷ്യപെടുത്തിയ പാസ്പോര്ട്ട് ഫോട്ടോ പതിച്ച നിശ്ചിത മാതൃകയിൽ ഉള്ള ഐഡന്റിഫിക്കേഷൻ സർട്ടിഫിക്കറ്റ്.
• വിവിധ നോമിനേഷനുകൾ.
•  റെഗുലറൈസേഷൻ ,പ്രൊബേഷൻ ഉത്തരവുകൾ,
• .കലാകാലങ്ങളിൽഉണ്ടാകുന്നപ്രൊമോഷൻഉത്തരവുകൾ,ഓപ്ഷൻ,ഡിക്റേഷൻ.

സർവീസ് ബുക്ക് കൈ കാര്യം ചെയുമ്പോൾ പ്രധാനമായും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ

• ജീവനക്കാരൻ സ്ഥലം മാറ്റം ലഭിച്ചു പോകുമ്പോൾ പുതിയ ഓഫീസിൽ പ്രവേശിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ കഴിയുന്നതും വേഗം (ഒരു മാസത്തിൽ കൂടാൻ പാടില്ല )സർവീസ് ബുക്ക് അയച്ചു കൊടുക്കേണ്ടതാണ് (Ar .89 (2 )KFC )
• പുതിയ ഓഫീസിൽ സർവീസ് ബുക്ക് ലഭിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ ഓഫിസ് മേധാവി പരിശോധിക്കേണ്ടതും,എന്തെങ്കിലും വിട്ടു പോയിട്ടുള്ള പക്ഷം ഉടൻ തന്നെ തിരികെ അയച്ചു കൊടുക്കേണ്ടതാണ്.
• ജീവനക്കാരുടെ കൈ വശം സേവന പുസ്തകം കൊടുത്തു വിടാൻ പാടില്ല .
• .ജീവനക്കാർക്ക് സേവനപുതകത്തിന്റെ പകർപ്പ് അറ്റസ്റ്റ് ചെയിതു സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്.
• 15-11-2016 നു ശേഷം സേവനത്തിൽ പ്രവേശിച്ചവർ സ്വത്തു വിവരങ്ങൾ സേവനപുസ്തകത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ് .സ .ഉ .(അ )171/ 16 (ധന ) തീയതി 15/ 11/ 2016 .
• രാജി വെച്ച ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകം അഞ്ചു വർഷവും ,പിരിച്ചു വിട്ട  ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകം കോടതി നടപടികൾ ഇല്ലെങ്കിൽ അഞ്ചു വർഷവും , കോടതി നടപടികൾ  ഉണ്ടെങ്കിൽ അവസാനിപ്പിച്ചു മുന്ന് വർഷവും,വിരമിച്ച ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകം 25 വർഷവും സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

പേജ് നമ്പർ 1 

പൂർണമായ പേര്,അഡ്രസ്, ജനനതീയതി ,എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുകയും,ഫോട്ടോ പതിപ്പിക്കുകയും വേണം

1. ജനനതീയതി,വിദ്യാഭ്യാസ യോഗ്യത ഓഫീസ് മേധാവി പ്രത്യകം ,പ്രത്യകം സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തി സീൽ പതിപ്പിക്കേണ്ടതാണ് 
2. ജീവനക്കാരന്റെ ഫോട്ടോ ഓരോ പത്തു വര്ഷം കൂടുംതോറും പുതുക്കേണ്ടതാണ് 
3. ജീവനക്കാരന്റെ ജനന തീയതി രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ അതിനു ആധാരമായ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് പരിശോധിച്ചു('' Date of Birth verified with reference to .............certificate bearing reg number............And found correct ")എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തി ഓഫീസ് മേധാവി സൈൻ രേഖപ്പെടുത്തി സീൽ പതിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.(Ar.78.KFC)
4. ജീവനക്കാരന്റെ പ്രോവിഡന്റ് ഫണ്ട് അക്കൗണ്ട് നമ്പർ മുകളിൽ വലതു ഭാഗത്തായി ചുവന്ന മഷിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്  

 പേജ് നമ്പർ 2 

• വിദ്യാഭ്യസ യോഗ്യത (എല്ലാ വിദ്യാഭ്യസ യോഗ്യതകളും അസ്സൽ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് മായി ഒത്തു നോക്കി വ്യക്തമായി ഡീറ്റെയിൽസ് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ് )
• പരിശീലനങ്ങളുടെ വിശദംശങ്ങൾ
• തിരിച്ചു അറിയാൻ ഉള്ള അടയാളങ്ങൾ 

ഓരോന്നിനും മേലധികാരി ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്
പേജ് നമ്പർ 3  

• ജീവനക്കാരന്റെ ഉയരം.
•  ജീവനക്കാരന്റെ  ഒപ്പ്  തീയതിയോട് കുടി (അല്ലെങ്കിൽ ഇടതു കൈവിരൽ അടയാളം )ഒപ്പിടാൻ കഴിയാത്തവർ ആണെങ്കിൽ നിർബന്ധമായും ചെയിതിരിക്കണം ഇവിടെ മേലധികാരിയുടെ സാന്നിധ്യത്തിൽ വേണം ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്.
• സാഷ്യപെടുത്തുന്ന മേലധികാരി ഒപ്പു തീയതിയോട് കുടി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ് 

പേജ് നമ്പർ 4   

1. വകുപ്പ് തല പരീക്ഷ പാസ്സായ വര്ഷം ഉൾപ്പടെ അസ്സൽ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് മായി ഒത്തു നോക്കി വ്യക്തമായി ഡീറ്റെയിൽസ് രേഖപ്പെടുത്തി മേലധികാരി ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
2. പി .എസ് .സി അഡ്വൈസ് സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ, നിയമനത്തിന്റെ വിവരങ്ങൾ,നമ്പറും,തീയതിയും ഉൾപ്പെടെ രേഖപ്പെടുത്തി മേലധികാരി ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
3. സേവനത്തിൽ നിന്നും വിരമിക്കുന്ന തീയതി രേഖപ്പെടുത്തി മേലധികാരി ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

പേജ് നമ്പർ 5 

പേജ് നമ്പർ 6

പേജ് നമ്പർ 7 

പേജ് നമ്പർ 8 

പേജ് നമ്പർ 9

പേജ് നമ്പർ 10 

പേജ് നമ്പർ 11 

പേജ് നമ്പർ 12 

പേജ് നമ്പർ 15 മുതൽ 96 വരെ സേവന ചരിത്രവും സൂഷ്മ പരിശോധനയും എഴുതാനുള്ള പേജുകൾ ആണ്

പേജ് നമ്പർ 15 മുതൽ 96 വരെ സേവന ചരിത്രവും സൂഷ്മ പരിശോധനയും എഴുതാനുള്ള പേജുകൾ ആണ് .ഈ പേജുകളിൽ

• സർവീസ് ക്രമവത്കരിക്കൽ ഉത്തരവ് നമ്പർ തീയതി സഹിതം ,
• പ്രൊബേഷൻ ഉത്തരവ് നമ്പർ തീയതി സഹിതം,
• സ്ഥലം മാറ്റം സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ.
• ശമ്പളവും,അലവൻസ് കളും (ഓരോ ഇനത്തിന്റെയും തുക കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്)
• ജീവനക്കാര്ക്ക് കലാകാലങ്ങളിൽ  അനുവദിക്കുന്ന എല്ലാ ആനുകൂല്യങ്ങളും  യഥാസമയം രേഖപ്പെടുത്തി മേലധികാരി ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
• വാർഷിക ഇൻക്രെമെന്റ് അനുവദിക്കുമ്പോൾ "increment raising pay to Rs.......................w.e.f.............. authorised" എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുക (Ar.78.KFC )
• നിയമനത്തിന്റെ സ്വഭാവം (Nature of appointment ) എന്ന കോളത്തിൽ പ്രൊബേഷൻ പൂർത്തീകരിക്കുന്നതിന് മുൻപായി "പ്രൊവിഷണൽ "എന്നും ,പ്രൊബേഷൻ പൂർത്തീകരിക്കുന്ന മുറക്ക് "ഓഫീഷിയേറ്റ് " എന്നും,കോൺഫെർമേഷൻ ലഭിക്കുന്ന മുറക്ക് "സബ്സ്റ്റ്ന്റീവ്"എന്നും ,എംപ്ലോയെമെൻറ് നിയമനം ആണെകിൽ "ടെമ്പർറി " എന്നും രേഖപ്പെടുത്തി മേലധികാരി ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
• അവധി സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ ചുവന്ന മഷിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം.അവധി ദിവസ കണക്കിൽ തന്നെ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.അവധി ആരംഭിക്കുന്ന ദിവസവും,അവസാനിക്കുന ദിവസവും വെക്തമായി രേഖപ്പെടുത്തണം 
• ലീവ് സറണ്ടർ ചെയുന്ന വിവരങ്ങൾ ചുവന്ന മഷിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ് 
• കുടിശിക നൽകുമ്പോൾ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
• സസ്പെന്ഷൻ,മറ്റു അച്ചടക്ക നടപടികൾ,സസ്പെന്ഷൻ കാലം ക്രമവത്കരിക്കൽ എന്നിവ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ ചുവന്ന മഷിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. 

പേജ് നമ്പർ 97 

റിവാർഡുകൾ,സദ്‌സേവന രേഖ,അഡ്വാൻസ് ഇൻക്രെമ്നെറ് റിവാർഡ് എന്നിവ 97,98 പേജുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ് 

പേജ് നമ്പർ 99

എല്ലാ ശിക്ഷണ നടപടികളും സംബന്ധിച്ച് ഉള്ള വിവരങ്ങളും  99,100 പേജുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്

പേജ് നമ്പർ 101

ശമ്പള പരിഷ്കരണം,ഓപ്ഷൻ,ഫിക്സ്ഷൻ എന്നിവ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ 101-106 വരെ ഉള്ള പേജുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
പേജ് നമ്പർ 107

ഓരോ സാമ്പത്തിക വര്ഷം അവസാനിക്കുമ്പോഴും അത് വരെ ഉള്ള എല്ലാ സേവന വിവരങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ പരിശോധിച്ചു 31/ 03 / ........AN വച്ച് സാഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ് പേജ് നമ്പർ 107 മുതൽ  111 വരെ

പേജ് നമ്പർ 112

ആർജിതാവധി കണക്കു കുട്ടി രേഖപ്പെടുത്തുകയും,സറണ്ടർ ചെയ്യുകയോ,ലീവ് എടുക്കുകയോ ചെയുകയാണെകിൽ പേജ് 112 മുതൽ 121 വരെ പേജുകളിൽ അതിനായി ഉപയോഗിക്കുവുന്നതാണ്.
പേജ് നമ്പർ 122

അർദ്ധ വേതന അവധി (HPL ) കണക്കു കുട്ടി രേഖപ്പെടുത്തുകയും,അർദ്ധ വേതന അവധി (HPL ) യോ.പരിവർത്തിതാവധി (Commuted Leave)   എടുക്കുകയോ ചെയുകയാണെകിൽ പേജ് 122  മുതൽ 131  വരെ പേജുകളിൽ അതിനായി ഉപയോഗിക്കുവുന്നതാണ് .
പേജ് നമ്പർ 132

പേജ് 132  മുതൽ 134  വരെ പേജുകളിൽ അതിനായി ഉപയോഗിക്കുവുന്നതാണ് .

പേജ് നമ്പർ 135

പേജ് 135 മുതൽ 138 വരെ പേജുകളിൽ അതിനായി ഉപയോഗിക്കുവുന്നതാണ്.

17-08-2021 മുതല്‍ സ്പാർക്കിൽ ‘e-SB’ യും വന്നിട്ടുണ്ട് . ഇതനുസരിച്ച് 01-01-2021 മുതല്‍ സര്‍വീസില്‍ പ്രവേശിക്കുന്ന എല്ലാ ജീവനക്കാര്‍ക്കും Electronic Service Book (e-SB) ആണ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്. അവര്‍ക്ക്  Physical SB ആവശ്യമില്ല.  31-12-2023 വരെ വിരമിക്കുന്നവര്‍ക്ക് e-SB വേണ്ടതില്ല .
01-01-2021 നു മുന്‍പ് സര്‍വീസില്‍ പ്രവേശിക്കുകയും 31-12-2023 നു ശേഷം വിരമിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന എല്ലാവരും e-SB യോടൊപ്പം അവരുടെ Physical SB യും ഇനിയൊരു ഉത്തരവ് ഉണ്ടാകുന്നതുവരെ തുടരണം .

Downloads
Implementation of eService Book (eSB) (G.O (P) No. 152/2019/Fin Dated 06-11-2019 read with G.O (P) No. 118/2021/Fin Dated 17-08-2021
eSB Modification orders G.O.(P)No.123/2021/Fin Dated 03-09-2021 read with G.O (P) No.118/2021/Fin dated 17-08-2021.
Service Book Handling Notes
Tutorial Regarding e-Service Book